* Sarah Licha est fondatrice et PDG d’Espace RH inc. Elle se spécialise dans la gestion du changement et le conseil stratégique du capital humain (sarah@espacerh.com ou www.espacerh.com). Simon Lamoureux est auteur et créateur de contenu, partenaire d’Espace RH inc. (simon@espacerh.com).
Résumé
Introduction
Le contrat d’emploi sera un des premiers documents légaux à se présenter sur le parcours des travailleurs et travailleuses en devenir. Après quelques emplois d’été ou une tentative d’amorce de carrière plus sérieuse, les travailleurs et travailleuses tentant de se tailler une place dans le marché du travail signeront ce document sans se soucier outre mesure de ce que cet acte implique.
Force est d’admettre que rien ne ressemble plus à un contrat d’emploi qu’un autre contrat d’emploi : la tentation d’y apposer sa signature qu’après un bref survol peut être forte. Agir de la sorte peut sembler judicieux au niveau de l’économie de temps mais il s’agit d’un manque de respect du contrat, réduisant le document à un simple sceau officiel, une preuve d’embauche, sans plus.
Il est primordial qu’au contraire, le contrat d’embauche soit lu, compris et questionné car il est à la base même de la relation entre l’employé et son employeur. Au-delà du maintien des apparences, ce document peut devenir un outil précieux lorsque vient le temps de planifier sa carrière à plus long terme.
Les Grandes Lignes
Un contrat d’embauche devrait indiquer le salaire de l’employé et le titre du poste à occuper, l’adresse exacte où l’emploi se pratiquera et la date d’entrée en poste du candidat. Sans ces informations de base, le contrat d’emploi peut rapidement devenir dangereux pour l’entreprise car toute question qui n’a pas une réponse claire inscrite dans ce document sera laissé libre à interprétation, ce qui ouvre la porte aux litiges potentiels de la part des plus opportunistes.
Tout dépendamment du secteur d’activité de l’entreprise, le contrat pourra inclure certaines clauses additionnelles, spécifiques à l’emploi. Par exemple, une entente de non-compétition pourrait être signée en tant que document tiers ou incluse directement au sein du contrat d’embauche pour tout emploi ayant trait à la création de contenu.
Que le contrat soit exhaustif ou non, la plupart des travailleurs et travailleuses n’auront jamais à retourner le consulter après y avoir apposé leurs signatures. Cet état des choses peut laisser planer le doute tant qu’à la pertinence d’un tel contrat. Ce simple contrat, premier contact légal entre l’entreprise et le candidat, peut en dire long sur l’entreprise et son organisation interne.
La structure des documents d’entreprise devrait refléter une organisation et une planification qui va au-delà d’une vulgaire collection de documents incongrus. L’information doit être précise, d’une limpidité absolue pour quiconque la consulte et tout liens existants entre divers documents (sur l’Intranet de l’entreprise, par exemple) devraient être mis à jours et vérifiés aussi souvent que possible.
Cette structure sera formée des divers documents présentés à l’employé au cours de son emploi et représente de manière concrète la nature du lien professionnel que l’entreprise maintient envers ses employés . Une désorganisation tangible à ce niveau dépeint une image négative, une entreprise désorganisée. L’image étant au centre de toute relation professionnelle, il ne faut pas s’étonner si les candidats retenus adoptent une attitude qui va de concert avec l’organisation du document qui marquera le début de leur relation avec l’entreprise.
Droits et responsabilités
Le contrat doit être vu comme une forme de protection mutuelle qui maintient le rapport de pouvoir en évitant qu’un parti n’aie trop de contrôle sur l’autre. Le contrat signé protège l’employeur autant que le signataire et ce respect mutuel doit se trouver à la base des relations entre les deux partis concernés.
La signature implique un accord absolu avec les clauses inscrites au contrat. Le contrat d’emploi devrait couvrir toute ambiguïté qui pourrait survenir au cours de l’emploi dont il est question.
La réalité est souvent bien plus nuancée et il n’est pas rare qu’à certaines questions visant à clarifier des détails plus nébuleux du contrat, les employés se fassent répondre de ne pas porter attention à la précision du document, que le détail en question est mal énoncé ou a une signification plus large. Cette attitude accroît la rapidité du processus d’embauche mais agit de façon à diminuer le pouvoir du contrat.
Dans la plupart des cas, une telle rustine passera inaperçue et n’aura aucune incidence sur l’emploi du nouvel employé. Il est possible toutefois que ces généralisations mènent à un litige. Si un contrat laisse place à interprétation, il pourrait en coûter cher à l’entreprise dans l’éventualité ou un juge décide d’appliquer un sens précis à des termes qui restaient vagues.
Mise à jour
Une entreprise évolue rapidement. Le contrat d’embauche doit refléter ces changements.
Les contrats qui ne sont pas à jour peuvent poser problème malgré le fait qu’ils contiennent presque tous une clause qui indique que le contenu peut en être modifié, abrogé ou amélioré sans que le contrat ne devienne invalidé pour autant.
Afin d’éviter tous problèmes éventuels, le contrat devrait rester au plus simple et demeurer lisible et clair, évitant de traiter toutes les éventualités possibles en détails. Sous cette approche, les détails susceptibles de changer fréquemment pourront être reformulés en tant que politiques externes au document.
Cette approche permettra de garder un même contrat pendant plusieurs années, en choisissant plutôt de modifier les politiques dans les documents réservés à cet effet.
Lors de refontes ou d’étapes de développement majeures où une nouvelle signature sera requise, le contrat devrait être revu et corrigé, excellent occasion de créer de nouvelles politiques qui seront présentées en référence dans le contrat lui-même.
Agir de cette façon évite que le document ne devienne un fouillis de cas d’espèces. Un document de ce type, brouillon et inachevé, devrait mettre la puce à l’oreille des nouveaux employés lorsque les exemples cités semblent décrire une situation réelle avec laquelle l’entreprise à du jongler au cours de son existence.
Bien que peu de cas de redondance contradictoires soient répertoriés, il est possible que les employés signent des documents en double ou même en triple, contenant des propositions contradictoires ou simplement différentes l’une de l’autre. Souvent due à de bêtes oublis, cette situation se produit plus souvent qu’on pense. Dans la plupart des cas, ce fouillis représente la routine chaotique de l’entreprise et les dégâts demeurent minimes. En outre, dans les pires cas, ces oublis peuvent mener au litige. La redondance de documents viendra embrouiller tout le processus et mettre à la lumière l’état réel des choses de telle façon peut coûter cher à l’entreprise, aussi bien au niveau pécuniaire qu’au niveau de sa réputation.
Conclusion
Approcher ce défi de façon éclairée permet d’atteindre une trajectoire optimale en évitant les écueils du processus où plusieurs restent malheureusement accrochés. Tout commence par le contrat.