Résumé
L’article qui suit offre un survol concis des modalités et obligations liées à l’équité salariale. En plus d’une description claire de l’équité salariale telle que définie par le gouvernement, les lecteurs y trouveront un aperçu des bénéfices à court, moyen et long terme de cet exercice crucial.
INTRODUCTION
L’équité salariale est un exercice important qui doit être réalisé régulièrement afin de maintenir à jour la structure organisationnelle de votre entreprise. Bien que souvent associée de manière simpliste à l’égalité des sexes en milieu de travail, l’équité salariale s’applique également à une panoplie d’inégalités potentielles présentes à tous les niveaux de l’organisation.
I– QU’EST-CE QUE L’EXERCICE D’ÉQUITÉ SALARIALE ?
En premier lieu, l’exercice d’équité salariale consiste à analyser tous les postes de votre entreprise et chacune des tâches s’y rattachant pour dresser une image claire des besoins réels de votre entreprise. Cet exercice permettra de définir clairement les tâches attendues de chaque poste, facilitant grandement le processus d’embauche, le calcul de la rémunération et l’élimination de redondances au point de vue organisationnel.
De plus, les tâches de nature différentes pourront être normalisées sur une échelle plus équitable. Une balance mesurable pourra ainsi être atteinte entre des emplois où l’effort physique prédomine par opposition à un emploi de nature plus administrative.
Une définition précise de chaque poste permet également d’optimiser la structure de l’entreprise en harmonie avec ses objectifs. Cette analyse permettra de définir la hiérarchie interne de chaque département et des départements entre eux. Les données recueillies ainsi se révéleront inestimables lors de publications d’offres d’emploi et permettront de tracer des chemins d’avancement professionnel clairs pour tous les employés.
II– LA LOI
Pour toute entreprise comptant plus de dix employés, il est requis par la loi provinciale québécoise1 de remplir la Déclaration de l’Employeur en Matière d’Équité Salariale (DEMES) une fois l’an. Remplir cette déclaration ne représente toutefois que l’étape ultime de l’exercice en question.
Dans le cas où le gouvernement déterminerait que la déclaration soumise ne refléterait pas une analyse vérifiable effectuée au sein de votre entreprise, ladite entreprise pourrait se voir sous l’obligation de réaliser l’exercice de manière rétroactive, et ce, sous supervision gouvernementale.
S’ajoute à ce contretemps une amende pouvant aller jusqu’à 45 000 $ (dépendamment de la taille de votre entreprise). Il pourrait même être exigé de votre entreprise qu’elle dédommage pécuniairement les employés qui étaient à son service à la date où l’exercice aurait dû être fait en fonction des ajustements résultant de celui-ci. Cette compensation pourrait également être appliquée aux individus ne travaillant plus dans votre entreprise.
Le coût pécuniaire et temporel d’une omission à cet égard est donc indéniable et pourrait mettre un frein à la croissance de votre entreprise à un moment imprévu, effet complètement contraire à ce que cet exercice tente de procurer.
III– COMMENT FAIRE ?
La solution proposée par le site de la DEMES consiste à réaliser cet exercice à l’aide d’un progiciel disponible sur les sites web gouvernementaux2.
Cette avenue, quoique tout à fait valable, est souvent mal adaptée aux besoins réels de l’entreprise en fonction de la nature générique de l’outil. L’apport utile de cet exercice se trouve donc diminué de manière significative, faisant paraître trop souvent l’exercice comme une simple formalité, voire un fardeau inutile.
Comme vous pourriez choisir de faire appel à un spécialiste de l’impôt pour maximiser vos retours, confier l’exécution de l’exercice d’équité salariale à une firme spécialisée vous garantira un résultat beaucoup plus cohérent et fidèle à la structure de votre entreprise. Ces résultats plus précis vous permettront aussi d’atténuer la lourdeur de plusieurs tâches liées à l’embauche, aux augmentations salariales, etc.
- Sarah Licha est fondatrice et pdg d’Espace RH Inc et se spécialise dans la gestion du changement et le conseil stratégique du capital humain. Pour plus d’informations concernant la loi sur l’équité salariale ou la DEMES, n’hésitez pas à contacter Sarah au sarah@espacerh.com ou en visitant directement www.espacerh.com.
- Voir en ligne : http://www.ces.gouv.qc.ca/asp/det-loiQR.asp?id=1113.
Il existe deux avantages principaux à cette approche. L’aide d’un ou d’une spécialiste sera impartiale ; un point de vue extérieur à la structure de l’entreprise est nécessaire afin d’en décortiquer la structure. Peu importe la trame narrative que l’on veut bien appliquer, un chef d’entreprise ou de département a un point de vue personnel de l’entreprise qui favorise une vision souvent biaisée des ajustements à y apporter et des facteurs analytiques à considérer. Une tierce partie, impartiale et neutre pourra faire ressortir plus facilement les points problématiques, faisant fi des allégeances au profit du bien de l’entreprise.
Le second avantage est une interprétation des données recueillies en fonction du secteur d’activité de votre entreprise. Les décisions stratégiques d’une entreprise spécialisée en haute technologie et celles d’une entreprise manufacturière dotée d’entrepôts ne seront pas basées sur les mêmes facteurs d’analyse. L’élaboration d’une stratégie de croissance se basant sur ces données démontre que l’interprétation des données en fonction du secteur d’activité s’avère donc cruciale.
IV– UN INVESTISSEMENT À LONG TERME
Tous les cinq ans, une maintenance doit être effectuée afin de maximiser les résultats de l’exercice d’équité salariale. Bien évidemment, un exercice bien fait au départ vous assurera que l’effort déployé pour cette maintenance demeure minime.
Le processus d’embauche de nouveaux employés se verra également simplifié en raison du fait que les postes à pourvoir seront définis avec précision et que leurs impacts dans la stratégie de croissance de votre entreprise seront connus. Les possibilités d’avancement au sein de votre organisation pourront également être présentées en toute transparence aux candidats postulants.
Au niveau des augmentations salariales des employés, une simple consultation des échelles salariales résultant de l’exercice d’équité suffira à offrir une compensation juste aux méritants. Les augmentations n’auront alors qu’à être modulées au taux d’ajustement annuel prévu.
L’exercice permettra également de favoriser la compétence comme facteur-clé lors de promotions d’employés à l’interne. Les postes vaguement définis alimentent les rumeurs qui courent au sein de plusieurs entreprises. Cette tendance sera amoindrie, voire éradiquée, par une description précise et
exhaustive des tâches de chaque poste, mise à la disposition de chaque employé.
Un autre avantage substantiel d’une telle préparation se reflétera au niveau des ressources humaines, spécifiquement en ce qui a trait à la résolution de conflits et de plaintes. Toute problématique liée aux tâches de l’employé ou à la direction de l’entreprise deviendra plus simple à gérer en raison de la
clarté des tâches de chacun et à la transparence des objectifs pour toutes les parties impliquées.
V– UNE VISION D’ENSEMBLE
Le plan d’affaire de votre entreprise guide chacune des décisions de son parcours. Trop souvent, l’entreprise croît à une vitesse plus rapide que sa structure ne puisse le supporter. Cette situation donne lieu à une redondance au niveau des postes et à un fouillis organisationnel dont il est ardu de se dépêtrer. La plupart du temps, l’entreprise atteint trop rapidement un niveau de complexité chaotique qui nécessite un coup de barre brutal, une restructuration majeure. Malheureusement, plusieurs entreprises n’arrivent pas à s’y adapter et ne survivent pas à de tels changements.
L’exercice d’équité sert aussi à préparer l’entreprise à ces changements, à en amoindrir les impacts et à préparer les employés à suivre le mouvement. De tels changements brusques affectent invariablement le moral des troupes et font paraître les dirigeants de l’entreprise sous un bien mauvais jour aux yeux de leurs loyaux employés.
C’est pourquoi l’équité salariale existe ; c’est un outil tout aussi central au développement de l’entreprise que le plan d’affaires.
Il est infiniment plus simple d’inspirer la loyauté d’employés à qui le plan de match global est expliqué clairement. Plusieurs entreprises se vantent d’arborer un esprit de famille alors que les employés ne partagent pas cette vision forcée.
Se doter de descriptions de tâches précises et d’objectifs à court, moyen et long terme clairs sert à souder l’esprit d’équipe et de famille qui est trop souvent invoqué à mauvais escient par des entreprises croulant sous leur structure gonflée.
CONCLUSION
Prendre le temps de bien faire l’exercice d’équité salariale ne peut être que bénéfique pour votre entreprise ; une telle prise de conscience vous offrira une vue d’ensemble réaliste et quantifiable de vos activités, permettant à votre entreprise de planifier sa croissance avec fluidité et justesse, ne laissant aucune place au hasard.